RICOH Spaces permet aux entreprises et aux employés de créer et de sélectionner des services pendant le processus de réservation des réunions.

Vous pouvez faire des demandes de services pour les salles, qu'il s'agisse de demandes d'équipement, de repas ou de nettoyage. Les services sont créés et configurés par les administrateurs dans la page d'administration des services.

Voir Présentation des services d'espace - Produits RICOH (ricohspaces.app)

Voir Création d'un service - Produits RICOH (ricohspaces.app)

Remarque. Il s'agit d'une fonction réservée à l'ADMIN et qui doit être remplie UNE FOIS, lors de la création du service.

La fonction de demande de service comprend maintenant 2 nouvelles fonctions.

• La possibilité d'ajouter une heure limite, c'est-à-dire l'heure à laquelle ce service doit être réservé pour permettre au personnel concerné d'être informé.
• Les heures d'installation et de réinitialisation : si le service est lié à un événement, les heures avant et après l'événement donnent une marge de manœuvre pour que les actions requises puissent avoir lieu.

Sur la page d'accueil de RICOH Spaces, cliquez sur l'icône du bouton Plus et sélectionnez "Demandes". Sélectionnez ensuite "View Services" pour créer ou ajouter une nouvelle entrée.

Dans la liste affichée, choisissez Modifier ou utilisez le bouton Ajouter pour continuer.

Consultez la rubrique Création d'un service - Produits RICOH (ricohspaces.app)

Il est maintenant possible d'ajouter l'heure limite et toutes les heures de configuration et de réinitialisation nécessaires pour prendre en charge ce service. Appuyez sur Enregistrer pour terminer.

Si un utilisateur tente d'effectuer une réservation dans le calendrier pour une salle de réunion dont le service requiert une heure limite, il sera invité à noter la période définie ci-dessus, c'est-à-dire 10 minutes. Par conséquent, il doit prévoir une heure limite d'au moins 10 minutes avant de faire une réservation.

Si un utilisateur crée une réservation de salle et ajoute un service, qui permet de respecter l'heure limite, il peut procéder normalement et sélectionner le service parmi ceux disponibles.

Nous pouvons voir ici quels services ont été mis à disposition pour Meeting Room 5.6 Curry.

Sélectionnez le service souhaité et répondez à toutes les questions qui ont pu être posées.

Une fois que la réservation de la salle de réunion a été effectuée, c'est-à-dire le titre de l'événement, la date, les heures, les participants, etc, créez l'événement.

L'événement apparaît dans la vue du calendrier, où l'icône de la cloche indique qu'un service a été demandé.

Un courriel de confirmation de la réservation de la salle est envoyé.

La vue du calendrier se rafraîchit, et les heures de configuration et de réinitialisation sont maintenant grisées, ce qui empêche toute réservation de salle à ce moment-là.

Fin.