(Guide de l'utilisateur – Web)

RICOH Spaces permet de relier des espaces/salles et donc de modifier leur configuration et leur disposition pour augmenter le nombre de places assises ou la disposition des bureaux et des chaises, par exemple pour une salle de conférence ou une salle de classe.

Lorsqu'ils font une demande de réservation pour des espaces liés, les utilisateurs seront également informés des heures limites ou des temps de préparation dans le cadre de la procédure de réservation. Ces facteurs seront pris en compte dans la durée totale de la réunion. La vue Horaire des salles permet de visualiser tous les espaces liés qui peuvent être identifiés par une icône représentant une chaîne et un nombre maximal de places assises.

Réserver un espace lié

Depuis la page d'accueil RICOH Spaces, accédez à la liste des salles.

Sélectionnez la date et l'étage de votre choix pour votre réservation. Une liste de salles de réunion vous sera présentée. Cette liste comprendra tous les espaces liés.

À partir de cette vue et en consultant la chronologie en haut de cet écran, sélectionnez l'heure de début de la réunion en cochant la case appropriée. Une boîte d'information concernant la réunion s'affiche. Saisissez les informations relatives à cette réunion, ajoutez des notes si nécessaire et invitez les participants comme vous le faites habituellement.

Les utilisateurs peuvent désormais sélectionner le type de configuration en cliquant sur  .

Dans la liste déroulante actuelle, sélectionnez votre configuration préférée.

Notez que la réservation doit tenir compte du délai limite. Si vous tentez de réserver cet espace lié et que le délai limite est fixé à 1 heure, cela signifie que vous ne pouvez effectuer cette réservation que 1 heure à l'avance au minimum.

Si vous tentez de réserver l'espace lié avant le délai limite, un message similaire à celui ci-dessous apparaîtra.

Dans cet exemple, le délai limite fixé par l'administrateur est de 15 minutes. À 11 h 44, je ne peux réserver qu'à partir de 12 h 00. Si la réunion devait commencer à 12 h 30, l'événement et la demande de configuration sont créés et s'affichent dans vos agendas.

Un e-mail de confirmation est envoyé à l'hôte pour confirmer les heures de réunion et la salle de l'espace lié. 

Si la réunion est annulée, d'autres notifications sont émises en guise de confirmation et la réunion est supprimée de tous les agendas.

Voilà ! Vous avez terminé ! 🎉