Gestion des heures de bureau, politiques et principes de base
Avant que vos collaborateurs ne commencent à utiliser RICOH Spaces, vous devez vous assurer que vos bâtiments sont correctement configurés afin que les utilisateurs bénéficient d'une expérience optimale.
Seuls quelques points doivent être vérifiés pour s'assurer que tout fonctionne comme prévu, le reste étant considéré comme des sujets avancés.
Sélectionner le bâtiment
Pour suivre ce guide, assurez-vous de vous rendre sur votre page d'accueil et de sélectionner l'icône Bâtiments de votre organisation, puis l'emplacement du bâtiment correspondant.
À partir de là, plusieurs options s'offrent à vous.
Heures de bureau
Il est essentiel de définir les heures d'ouverture de vos bureaux. Ainsi, les collaborateurs ne pourront réserver (des bureaux) que pendant les périodes autorisées.
Localisation et fuseau horaire
Nous avons très probablement déjà configuré pour vous le fuseau horaire et la localisation adéquats lors de l'intégration. Toutefois, pour vérifier ou modifier ces paramètres, rendez-vous dans la zone d'adresse.
La localisation est utilisée dans les rapports et pour les fonctionnalités basées sur la position et dans les rapports.
Politiques
Les politiques vous permettent de configurer le comportement de votre bâtiment. Il existe quelques politiques clés à configurer pour que vos collaborateurs puissent commencer à utiliser des domaines comme la réservation de bureaux et de salles.
Principales politiques en matière de réservation de bureaux
Dans l'onglet Bureaux, vous pouvez définir des politiques clés initiales pour configurer correctement RICOH Spaces.
- Permettre de faire des réservations de bureau à l'avenir (X jours à l'avance)
- Réserver des créneaux matin/après-midi
- Autoriser les enregistrements via l'application web
- Permettre l'enregistrement par téléphone
- Activer le code QR
- Restreindre les réservations
- Exiger un formulaire d'accès valide
- Désactiver les bureaux à proximité lors de la réservation
Annulation intelligente
Si vous souhaitez annuler les réservations de bureau lorsque les collaborateurs ne s'y présentent pas et ne s'enregistrent pas dans les délais impartis, rendez-vous sur l'onglet « Annulation intelligente ».
Vous devrez activer l'option d'annulation automatique des réunions et déterminer le délai d'annulation à partir de l'heure d'enregistrement. D'autres options vous permettront d'annuler les salles de réunion vides et les bureaux inoccupés.
Remarque : c'est aussi dans cette section que vous pouvez créer des messages personnalisés d'annulation de bureau.
Nous informerons les collaborateurs avant d'annuler leur réservation de bureau et nous leur enverrons un rappel le jour de leur réservation.
Si vous avez installé des détecteurs de présence, vous pouvez aller plus loin et activer l'annulation des bureaux zombies (bureaux enregistrés mais inoccupés).
Bureaux non flexibles ?
Par défaut, RICOH Spaces permet aux collaborateurs de réserver n'importe quel bureau. Si vous voulez vous assurer qu'ils ne peuvent réserver qu'un bureau qui leur est attribué, vous devez activer l'option Exiger des bureaux assignés. Cette option se trouve sous l'onglet BUREAUX.
Emplacements restreints
Certains bâtiments ne peuvent être réservés par personne. Nous avons tout prévu.
Si vous devez obtenir une approbation avant qu'un collaborateur puisse s'enregistrer dans un lieu, vous devez activer l'option Exiger l'approbation du formulaire d'accès et vous assurer que vous avez configuré un formulaire d'accès à cet emplacement.
Cela signifie que chaque collaborateur doit remplir le formulaire et le faire valider avant que la réservation d'un bureau ne soit disponible à l'emplacement concerné.
Politiques principales en matière de réservation de salles
RICOH Spaces vous permet d'exiger l'enregistrement des salles de réunion pour pouvoir les annuler automatiquement. Pour cela, vous devez disposer d'un panneau de salle RICOH Spaces ou d'un panneau tiers intégré pour permettre au système de savoir que la réservation a été enregistrée.
Pour activer cette politique, allez dans Salles de réunion, activez la politique Exiger l'enregistrement à l'événement et définissez une heure. Assurez-vous ensuite que l'annulation intelligente est activée pour les salles de réunion.
Pour activer cette politique, allez dans Salles de réunion, activez la politique Exiger l'enregistrement à l'événement et définissez une heure. Assurez-vous ensuite que l'annulation intelligente est activée pour les salles de réunion.
Annuler la réservation d'une salle de réunion vide
Les salles vides peuvent causer de sérieux problèmes aux organisations. En permettant l'annulation intelligente des salles de réunion, vous pouvez résoudre ce problème.
Activez la politique Annuler les salles de réunion vides et définissez le délai dont dispose l'employé avant que la réunion ne soit considérée comme une « réunion zombie ».
Qu'adviendra-t-il de la réservation ? Cette partie dépend de vous, plusieurs options vous sont proposées.
- Salle de réunion pour refuser la réunion (recommandé)
cette option permet de maintenir la réunion pour l'organisateur et tous les participants, mais la salle refuse la réunion. Il s'agit de l'option recommandée par RICOH Spaces, car elle permet à l'organisateur de maintenir la réunion, mais dans un lieu différent.
- Annuler la réunion :
cette option supprime complètement la réunion de l'agenda des salles et de celui de tous les participants.
- Fin anticipée de la réunion :
cette option permet de maintenir la réunion mais de la terminer plus tôt.
Annulation automatique des réservations de bureau non enregistrées
Activez la politique Annulation automatique des réservations de bureau non enregistrées et définissez le délai en minutes, à partir de l'heure d'enregistrement prévue, au bout duquel cette réservation de bureau est considérée comme « bureau fantôme ».
Vous pouvez aussi ajouter un message personnalisé indiquant le motif d'annulation du bureau.
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