Cet article concerne les options de libération des salles et les politiques en matière de libération automatique.

RICOH Spaces permet aux administrateurs de sites de gagner un temps précieux en proposant un certain nombre de politiques d'annulation intelligentes. Il est possible de configurer un délai (minutes) dans lequel la politique est mise en œuvre et une méthode d'annulation, avec 3 raisons d'annulation disponibles :

Annulation intelligente

Si vous souhaitez annuler les réservations de bureau lorsque les collaborateurs ne s'y présentent pas et ne s'enregistrent pas dans les délais impartis, rendez-vous sur l'onglet « Annulation intelligente ».

Vous devrez activer l'option d'annulation automatique des réunions et déterminer le délai d'annulation à partir de l'heure d'enregistrement. D'autres options vous permettront d'annuler les salles de réunion vides et les bureaux inoccupés. 

Remarque : c'est aussi dans cette section que vous pouvez créer des messages personnalisés d'annulation de bureau.

À partir de la page d'accueil RICOH Spaces, accédez à la section Paramètres d'organisation, puis sélectionnez l'emplacement requis. Dans la liste des options disponibles, sélectionnez « Politiques » et « Annulation intelligente » dans la barre supérieure.

Nous informerons les collaborateurs avant d'annuler leur réservation de bureau et nous leur enverrons un rappel le jour de leur réservation.

Si vous avez installé des détecteurs de présence, vous pouvez aller plus loin et activer l'annulation des bureaux zombies (bureaux enregistrés mais inoccupés).

Annulation automatique des réunions

Cette option vous permet de définir un paramètre temporel au-delà duquel la réunion sera annulée. Par exemple, si la réunion doit commencer à 9 h 00 et que le paramètre est réglé sur 10 minutes, la réunion sera automatiquement annulée à 9 h 10 si personne ne se connecte d'ici là.

Que se passe-t-il en cas d'annulation ?

1. Salle de réunion pour refuser la réunion (recommandé) : cette option permet de maintenir la réunion pour l'organisateur et tous les participants, mais la salle refuse la réunion. Il s'agit de l'option recommandée par RICOH Spaces, car elle permet à l'organisateur de maintenir la réunion, mais dans un lieu différent.
2. Annuler la réunion : cette option supprime complètement la réunion de l'agenda des salles et de celui de tous les participants.
3. Fin anticipée de la réunion : cette option permet de maintenir la réunion mais de la terminer plus tôt.

Annuler les salles de réunion vides

Une fois activé, RICOH Spaces recherche toutes les réunions auxquelles personne ne s'est enregistré dans votre région. Si la période pendant laquelle personne n'a été enregistré correspond à la période configurée, RICOH Spaces exécute la méthode d'annulation sélectionnée.

RICOH Spaces propose deux politiques d'annulation des salles de réunion :

Minutes pendant lesquelles une réunion est inoccupée avant que la réunion ne soit classée comme une « réunion zombie » : paramètre temporel qui, une fois défini, entraînera l'annulation de la réunion si personne ne s'y présente dans le temps imparti.  

Il existe 3 options semblables à celle mentionnée ci-dessus pour décider ce qu'il advient de la réunion lorsque la salle est inoccupée. 

Annulation automatique des réservations de bureau non enregistrées