Une fois que toutes les zones de sécurité ont été couvertes. Vous devez maintenant indiquer à RICOH Spaces de réaliser des réservations à partir de vos ressources.

1) Transférer les ressources   

Vous pouvez utiliser RICOH Spaces pour intégrer toutes les ressources dont il dispose directement sur G Suite, si elles n'existent pas déjà.

Pour cela, cliquez sur l'icône Paramètres d'organisation dans la barre de gauche, puis sélectionnez l'emplacement souhaité. Les options de Google Workspace s'affichent sur la page Gérer l'emplacement.

L'ID du bâtiment de G Suite doit correspondre à celui du bâtiment figurant dans G suite https://admin.google.com/ac/calendarresources/buildings

Vous pouvez maintenant effectuer la synchronisation. Le service peut prendre quelques instants avant de démarrer après avoir appuyé sur le bouton. Merci de votre patience. 

2) Avertissement   

La synchronisation permet de transférer les ressources de RICOH Spaces vers votre compte G-Suite.

Si un ID de ressource Google a déjà été fourni dans la ressource de l'espace, cette dernière sera mise à jour. Si aucun ID de ressource Google n'a été fourni, nous devrons créer une nouvelle ressource.

Si la ressource est introuvable lors de la mise à jour, une nouvelle ressource sera créée.

Cette opération ne peut pas être annulée. Assurez-vous donc que vous avez bien compris les conséquences de cette synchronisation. Une fois lancée, la synchronisation se poursuivra en arrière-plan et vous recevrez une notification lorsqu'elle sera terminée.

3) Ressources existantes   

Chaque espace est identifié par son ID de ressource dans G-Suite : cette information est disponible dans la page Détails de l'espace lorsque vous modifiez les espaces.

À partir de la page d'accueil, accédez aux paramètres d'organisation et sélectionnez votre emplacement/bâtiment. À partir de la page Gérer l'emplacement, sélectionnez Espaces dans la liste des options, puis sélectionnez un espace et modifiez-le.

Sur la page Détails de l'espace, sélectionnez Agenda dans la liste des options.

Si l'ID de ressource est renseigné au moment de la synchronisation, RICOH Spaces procédera à une mise à jour plutôt qu'à la création d'une nouvelle ressource.

Si aucun ID de ressource n'existe au moment de la synchronisation, RICOH Spaces créera une nouvelle ressource avec son ID local et remplira automatiquement les options G Suite.

Ce processus ne peut être annulé. Nous vous recommandons de créer un emplacement de test sur G Suite et RICOH Spaces en cas de doute. Les modifications peuvent être annulées manuellement.

4) Étapes suivantes 

Tout espace disponible sur RICOH Spaces et doté d'un ID de ressource d'agenda ne transférera pas les événements de l'agenda dans l'agenda lors de la réservation. Ces réservations seront effectuées pour le compte de l'utilisateur, qui en aura donc le contrôle total.

5) Limites 

Synchronisation du calendrier

Notre assistance G Suite est actuellement limitée. Nous pouvons synchroniser les ressources et les agendas uniquement à partir de RICOH Spaces. Si un élément de l'agenda est modifié directement dans Google Agenda, cette modification n'apparaîtra pas dans RICOH Spaces, mais cette fonctionnalité sera bientôt disponible.

Agendas de bureau

RICOH Spaces dispose de fonctionnalités spécifiques pour la réservation de bureaux, notamment des politiques avancées et des règles de réservation et d'affectation à durée limitée. C'est pourquoi nous vous recommandons de ne pas utiliser l'intégration du calendrier pour la réservation de bureaux, car nous ne pouvons pas respecter les règles lorsque les réservations sont effectuées directement dans Google Agenda.

Les réservations de bureau s'afficheront également à partir des heures de bureau définies. Ainsi, toutes les réservations synchronisées avec l'agenda d'un utilisateur s'afficheront pendant la majeure partie de la journée, mais nous créons les réservations de bureau "libres" pour éviter qu'elles n'apparaissent occupées pendant cette période.