Esta función permite a los usuarios designados crear un Diseño de sala para una sala y añadir un tiempo previo o posterior a la configuración para permitir que la disposición de la sala se transforme. Una sala puede tener varios diseños asignados, lo que permite a los usuarios hacer una elección al reservar.

Requisitos previos: usuario con permiso para crear disposiciones y un proceso acordado para cambiar físicamente las disposiciones de las salas.

Para ello, tu organización deberá contar con un requisito:

1)         Una persona (o personas) designada para crear y aprobar las solicitudes de Layout. Esta persona(s) deberá tener uno de los siguientes roles en RICOH Spaces:

• Administrador global
• Admin ubicación
• Administrador de las instalaciones

2)         Un proceso para cambiar físicamente la disposición de las salas

Al crear un diseño de sala, puedes asignarlo a cualquier sala que pueda transformarse para acomodar este estilo de diseño. En esta etapa estamos creando las plantillas para los diseños que luego se pueden aplicar a cualquier sala en tu sala de una lista desplegable.

En la página de inicio de RICOH Spaces, ve a la configuración de la organización y asegúrate de seleccionar la ubicación correcta. En la página de Gestión de ubicaciones, selecciona "Diseños".

 Si ya has creado algún "Diseño" se mostrará en la lista proporcionada.

Haz clic en Editar para modificar los detalles de los diseños existentes.

 Guarda los cambios.

Si necesitas una NUEVA disposición de sala, haz clic en el botón +, completa el nombre y la descripción de la disposición y guarda tus adiciones.

Has creado un nuevo diseño de sala.

Configurar una SALA para varios tipos de diseño

Para que los usuarios puedan seleccionar la disposición que necesitan cuando reservan una sala, debe establecerse la selección por defecto para una sala.

En la página de inicio de RICOH Spaces, ve a la configuración de la organización y asegúrate de seleccionar la ubicación correcta. En la página de Gestión de ubicaciones, selecciona Espacios.

En la lista que se muestra  busca la sala deseada y haz clic en EDITAR.

Selecciona "Diseño" de las opciones proporcionadas.

Haz clic en la casilla "Añadir un diseño" y selecciona una disposición aplicable a esa sala.  Repite este paso para todos los diseños aplicables.

Nota: Se trata de una lista desplegable que utiliza los datos preexistentes del proceso de creación de un diseño de sala.

En la lista de diseños, haz clic en Gestionar y establece la capacidad máxima que puede albergar este diseño y el tiempo de preparación y restablecimiento de este diseño disposición por defecto. Nota: El tiempo se establece en minutos.

Haz clic en "Guardar" para guardar los cambios.

Cuando un usuario hace una reserva de sala y selecciona el botón "Elegir un diseño", deberás seleccionar uno de los diseños disponibles predeterminados siguiendo los pasos anteriores.

Habilitar un proceso de aprobación obligatoria de la disposición de la sala

Tu empresa puede considerar necesario que se habilite un Proceso de aprobación que remita las solicitudes de nuevos diseños de salas a los usuarios designados con los correspondientes privilegios de Administrador global, Administrador de Ubicación o Administrador de instalaciones. Estos usuarios también interactuarían con el personal de las instalaciones encargado de atender físicamente las solicitudes de cambio. 

Desde la pantalla de inicio de RICOH Spaces, navega hasta el icono de configuración de la organización y selecciona la ubicación correcta. En la página de Gestión de ubicaciones, selecciona Espacios.

Utiliza los filtros para encontrar la sala que debe habilitarse para los diseños y haz clic en el botón Editar correspondiente.

En la lista de opciones, selecciona Lista de aprobación. Mueve el botón de desplazamiento a "Requiere la aprobación de la reserva". Pulsa Guardar.

Se te pedirá que añadas los nombres de los usuarios a los que se enviará la aprobación. Al escribir su nombre, si se encuentra, se muestra la dirección de correo electrónico por defecto. Haz clic para añadir.

Aprobación de la solicitud de diseño

Es posible que tu empresa haya establecido un proceso de aprobación para los cambios de diseño.

Una vez que un usuario crea una nueva reserva de disposición de sala, debe tener lugar un proceso de aprobación. Esto requiere privilegios de administrador global, administrador de ubicación o administrador de instalaciones. Este paso sirve para garantizar que la disposición de la sala puede transformarse físicamente dentro del periodo de tiempo disponible, y restablecerse para cualquier solicitud de disposición de la sala siguiente o restablecerse por defecto.

A través de la aplicación web RICOH Spaces, navega hasta el icono de la flecha hacia abajo, y en el cuadro emergente, selecciona "Servicios del espacio".

Esto te llevará a la página de "Solicitudes", donde puedes seleccionar "Solicitudes de diseño" para ver una lista completa de las pendientes.

Al seleccionar el botón "Ver" al lado de cada solicitud, aparece un panel emergente adicional. Este panel da una visión general de la solicitud de diseño, pero también da un tiempo de configuración predeterminado, y un tiempo de reinicio. Esto es para asegurar que el Equipo de instalaciones tendrá suficiente tiempo para preparar la sala en el estilo de Diseño solicitado.

Una vez revisados los detalles, puedes cambiar el estado de esta solicitud.

El estado por defecto es Enviado, y puede cambiarse a Revisado, Completado o Rechazado.

Es importante entender que las solicitudes de distribución de salas se aprueban automáticamente.

Esto significa que la disposición de la sala siempre se aprueba, pero la reserva en sí misma tiene que ser aprobada (si se establece como obligatoria). En el caso de que se cancele la Reserva, también se cancelará la solicitud de Diseño.

Si se rechaza la Reserva, también se cancela el Diseño.

El estado de una solicitud de diseño solo puede establecerse de presentado a Revisado, Completado o Rechazado.

• Revisado: esta es una función de tipo administrativo que permite supervisar todas las solicitudes de diseño y el estado de las reservas. "Revisado" significa que la solicitud ha sido vista y está en marcha. Nota: hemos asumido que una persona de administración supervisará esta página con frecuencia para cualquier / todas las nuevas solicitudes, ya que no se emiten notificaciones en la actualidad.
• Completado: el Diseño de la sala se ha completado físicamente.
  • Se enviará un correo electrónico al usuario para confirmarlo.
• Rechazado: el Diseño no se ha realizado.
  • Se enviará un correo electrónico al usuario para confirmarlo.

Si el usuario cancela posteriormente una solicitud de reserva, se enviará un correo electrónico de cancelación.

¡Bien hecho! ¡Has terminado! 🎉