En este artículo se explica cómo restringir el uso de las zonas asignándolas a grupos o personas específicas de tu organización.

Requisitos previos:

• En RICOH Spaces encontrarás un plano de tu edificio.
• Hay una Zona dentro del plano de planta para asignar usuarios.
• Debes tener al menos privilegios de administrador de ubicación en RICOH Spaces.

Añadir mesas a tu zona

En la página de inicio, ve a Configuración de la organización y selecciónala.

En la lista de opciones, selecciona tu ubicación; para ello, haz clic en el edificio correspondiente. Esto puede representarse con una imagen. Debería aparecer la pestaña de gestión de la ubicación.

Selecciona Espacios en la lista de opciones.

Se abre un resumen de todas las entidades reservables, desde donde puedes seleccionar una o varias líneas. Al seleccionar la(s) línea(s) aparece la Herramienta de edición en masa.

Haz clic en el icono de lápiz.

Aparece un cuadro de confirmación que te pregunta si el motivo de la selección es Actualizar propiedades o Actualizar servicios.

Actualizar propiedades

Si has seleccionado este motivo, deberás introducir la planta y la zona a las que quieres aplicar los criterios seleccionados.

Actualizar X Spaces para aplicar el cambio. La pantalla vuelve a la página principal de resumen, donde se reflejarán las actualizaciones.

Asignación de personas y grupos a tu zona a través de la configuración de la organización

Los grupos de personas pueden ser asignados a las zonas a través de la pestaña Ajustes de la organización. Selecciona la pestaña LocationZone correcta (como se describe en Configuración de la reserva y la capacidad de la zona) o utilice el plano de planta. Asegúrate de que los usuarios o grupos que deseas asignar ya existen en las listas de grupos del sistema o de empleados.

Ve hasta el icono de configuración de la organización y selecciona tu ubicación. Esto puede representarse mediante una imagen. Haz clic en la imagen para entrar en la pestaña de gestión de la ubicación.

Ahora selecciona Zonas de la lista de opciones disponibles.

Haz clic en Editar en la zona a asignar a una persona o grupo, y desplázate por la parte superior hasta la pestaña "Asignar a".

Ahora haz clic en Añadir asignado.

Aparece un cuadro de diálogo desde el que puedes buscar personas o grupos. Estas pueden seleccionarse mediante el botón "Asignar" en cada línea. A medida que se seleccionan las entradas, estas se resumen en el cuadro de diálogo.

Por último, haz clic en "Asignar" para completar este proceso.

Ya has añadido personas o grupos a una zona.

Permisos de reserva de zona (Creación de un nuevo grupo)

Una organización puede decidir restringir las reservas a las Zonas por Equipo o por Personas. Por ejemplo: Finanzas solo puede reservar la zona A, Ventas solo la zona B.

Un equipo o grupo debe existir en los Grupos del Sistema para poder ser asignado a una Zona. Estos son gestionados por los usuarios administradores, accediendo al Icono de Grupos, y seleccionando los Grupos del Sistema; de la lista presentada.

Añade un nombre y una descripción al nuevo Grupo de Sistemas.

Haz clic en Crear Grupo para guardar los cambios.

Asignación de personas y grupos a tu zona a través del plano de planta

Los grupos de personas pueden ser asignados a las zonas a través de la pestaña Zona de Organización (como se describe en Configuración de la reserva y capacidad de las zonas) o utilizando el plano de planta.

Asegúrate de que los usuarios o grupos que deseas asignar ya existen en las listas de grupos del sistema o de empleados.

Navega hasta la pantalla del plano de la planta y selecciona la planta por la que sale tu zona.

Selecciona tu zona para abrir el panel de reserva de zonas y haz clic en el botón "Asignar" para abrir el cuadro de diálogo de asignación.

Elige los grupos de personas a asignar. El estado cambiará a Seleccionado y el nombre del Grupo o Persona aparecerá en el pie de página de la tarjeta. Selecciona el botón verde "Asignar" para confirmar tus cambios.