Una vez que tenga cubiertas todas las áreas de seguridad. Ahora tiene que decirle a RICOH Spaces que reserve dentro de sus recursos.

1) Recursos    

Tiene la opción de que RICOH Spaces empuje todos los recursos que tiene directamente a G Suite si no existen ya.

Para ello, vaya al icono de configuración de la organización en la barra de la izquierda y seleccione la ubicación que desee. En esta página de gestión de la ubicación, verás las opciones del espacio de trabajo de Google.

El  ID del edificio de G Suite debe coincidir con el ID del edificio que tiene en G suite https://admin.google.com/ac/calendarresources/buildings

Ahora tienes la opción de realizar la sincronización, puede tardar un par de momentos cuando pulses el botón para que se inicie el servicio. Ten paciencia. 

2) Advertencia   

Al realizar la sincronización, se enviarán los recursos de RICOH Spaces a tu cuenta de G-Suite.

Si hay un ID de recurso de Google ya suministrado en el recurso del espacio, el recurso será actualizado y si no hay un ID de recurso de Google entonces acudiremos para crear un nuevo recurso.

Si el recurso no se encuentra al actualizarlo, crearemos un nuevo recurso.

Esto no se puede deshacer, así que asegúrate de entender lo que hará esta sincronización. Una vez iniciada la sincronización, esta continuará en segundo plano y recibirás una notificación una vez completada.

3) Recursos existentes   

Cada espacio se identifica por su ID de recurso de G-Suite, esta información se puede encontrar en la página de detalles del espacio cuando se edita los espacios.

Navega desde la página de inicio hasta los ajustes de la organización y selecciona tu ubicación/edificio. En la página de gestión de ubicaciones, selecciona Spaces de las opciones que aparecen, selecciona un espacio y edita

En la página de detalles, selecciona Calendario entre las opciones de la lista.

Si el ID del recurso se rellena cuando se realiza la sincronización, RICOH Spaces se actualizará en lugar de crear un nuevo recurso.

Si no hay un ID de recurso en el momento de la sincronización, RICOH Spaces creará un nuevo recurso con su ID local y rellenará las opciones de G Suite automáticamente.

Este proceso no se puede revertir y recomendamos que crees una ubicación de prueba dentro de G Suite y RICOH Spaces si no estás seguro. Los cambios pueden deshacerse manualmente.

4) Lo que sigue 

Cualquier espacio dentro de RICOH Spaces que tenga un ID de recurso de calendario no introducirá los eventos del calendario en la reserva. Estas reservas se realizarán en nombre del usuario, por lo que este tendrá todo el control.

5) Limitaciones 

Sincronización del calendario

Nuestro apoyo a G-Suite es actualmente limitado. Solo podemos sincronizar recursos y calendarios desde RICOH Spaces. Si un elemento del calendario se modifica directamente en el calendario de Google, esto no se reflejará en RICOH Spaces, pero esta funcionalidad estará disponible en breve.

Calendarios de escritorio

RICOH Spaces tiene características específicas para la reserva de escritorios, incluyendo políticas avanzadas y reglas de reserva y asignación por tiempo limitado. Por esta razón, recomendamos no utilizar integración del calendario para la reserva de mesas, ya que no podemos respetar las normas cuando las reservas se realizan directamente en Google Calendar.

Las reservas de escritorio también aparecerán a partir de las horas de oficina establecidas, esto significa que todas las reservas sincronizadas con el calendario de un usuario aparecerán durante la mayor parte del día, sin embargo, creamos las reservas de escritorio como "Libres" para evitar que parezcan ocupadas durante este período.