RICOH Spaces ermöglicht es Unternehmen und Mitarbeitern, während des Buchungsprozesses für Meetings Services zu erstellen und auszuwählen.

Sie können Serviceanfragen für Räume stellen, die alles Mögliche umfassen können, wie z. B. Anfragen für Ausrüstung, Mittagessen oder Aufräumen. Dienste werden von Administratoren auf der Verwaltungsseite für Dienste erstellt und konfiguriert.

Siehe Übersicht über Raumdienste - RICOH-Produkte (ricohspaces.app)

Siehe Erstellen eines Dienstes - RICOH-Produkte (ricohspaces.app)

Hinweis. Dies ist eine reine ADMIN-Funktion und muss EINMAL bei der Erstellung des Dienstes ausgeführt werden.

Die Funktion Serviceanfrage umfasst jetzt 2 neue Funktionen.

• Die Möglichkeit, eine Cut-Off-Zeit hinzuzufügen, d. h. eine Zeit im Voraus, bis zu der der Dienst gebucht sein muss, damit die zuständigen Mitarbeiter benachrichtigt werden können.
• Einrichtungs- und Rücksetzzeiten, wobei, wenn der Dienst mit einem Ereignis verbunden ist, die Vor- und Nachbereitungszeiten einen Puffer um das Ereignis herum bieten, damit die erforderlichen Aktionen stattfinden können.

Navigieren Sie auf der RICOH Spaces-Startseite zum Symbol für die Schaltfläche "Mehr" und wählen Sie "Anfragen". Wählen Sie dann View Services, um einen neuen Eintrag zu erstellen oder hinzuzufügen.

Wählen Sie in der angezeigten Liste die Option "Edit" (Bearbeiten) oder verwenden Sie die Schaltfläche "Add" (Hinzufügen), um fortzufahren.

Siehe Erstellen eines Dienstes - RICOH-Produkte (ricohspaces.app)

Sie können nun die Cut-Off-Zeit und alle Einrichtungs- und Rücksetzzeiten hinzufügen, die zur Unterstützung dieses Dienstes erforderlich sind. Drücken Sie zum Abschließen auf Speichern.

Wenn ein Benutzer versucht, eine Kalenderbuchung für einen Besprechungsraum vorzunehmen, für den ein Dienst eine Sperrzeit erfordert, wird er aufgefordert, den oben eingestellten Zeitraum zu notieren, z. B. 10 Minuten. Daher müssen sie mindestens 10 Minuten für die Sperrzeit einplanen, bevor sie eine Buchung vornehmen.

Wenn ein Benutzer eine Raumbuchung erstellt und einen Service hinzufügt, der die Einhaltung der Sperrzeit ermöglicht, kann er wie gewohnt fortfahren und den Service aus den verfügbaren Services auswählen.

Hier können Sie sehen, welche Dienste für Meeting Room 5.6 Curry zur Verfügung gestellt wurden.

Wählen Sie den gewünschten Service aus und beantworten Sie alle Fragen, die eventuell gestellt wurden.

Sobald die Buchung des Besprechungsraums abgeschlossen ist, d. h. Veranstaltungstitel, Datum, Zeiten, Teilnehmer usw., erstellen Sie die Veranstaltung.

Die Veranstaltung erscheint in der Kalenderansicht, wo das Glockensymbol anzeigt, dass ein Service angefordert wurde.

Eine E-Mail-Bestätigung der Raumbuchung wird ausgegeben.

Die Kalenderansicht wird aktualisiert, und nun sind die Zeiten für die Einrichtung und das Zurücksetzen ausgegraut, so dass zu diesem Zeitpunkt keine Raumbuchungen möglich sind.

Ende.