Erstellen eines Service

RICOH Spaces ermöglicht die Erstellung von Services, die dann Räumen zugeordnet werden können, z. B. Catering-Anfragen, Raumreinigung usw. Im Rahmen einer Raumbuchung über RICOH Spaces kann der Buchende dann einen oder mehrere der für einen Raum verfügbare Services anfordern.

In diesem Artikel wird erklärt, wie Sie einen neuen Service erstellen und ihn mit einem oder mehreren Räumen an dem von Ihnen gewählten Standort verbinden.

Voraussetzungen:

• Sie müssen mindestens die Rolle des globalen, lokalen, Service- oder Gebäude-Administrators haben, um diese Aufgabe zu erfüllen.
• Bevor Sie fortfahren, müssen Sie den Standort, dem Sie einen Service hinzufügen möchten, bereits ausgewählt haben.

Wählen Sie in der Navigation von RICOH Spaces die Schaltfläche „Mehr“, dann das Symbol , und wählen Sie dann „Space Services“. Vergewissern Sie sich, dass in der angezeigten Unternavigation „Space Service Anfragen“ ausgewählt ist.

Wählen Sie auf der angezeigten Seite die Schaltfläche „Services anzeigen“.

Von dieser Seite aus können alle bereits angelegten Services eingesehen, geändert oder gelöscht werden. Ein Service kann von hier aus auch deaktiviert werden, indem die Markierung von „Aktiv“ aufgehoben wird.

Klicken Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen“ unten rechts auf dem Bildschirm.

Geben Sie in dem angezeigten Formular dem neuen Service einen Namen, und wählen Sie aus der Dropdown-Liste die Art des zu erstellenden Service (z. B. Ausstattung). Fügen Sie jede weitere Beschreibung als Kommentar ein.

Wählen Sie zum Speichern und Fortfahren die Schaltfläche „Service erstellen“.

Die Seite zur Verwaltung der Space Services, auf welcher der neue Service gespeichert wird. Alle neu erstellten Services werden automatisch auf „Aktiv“ gesetzt.

Sie müssen den Service nun bearbeiten, um die zusätzlichen Informationen zu vervollständigen, bevor die Einrichtung abgeschlossen ist. Suchen Sie den neuen Service – verwenden Sie bei Bedarf Suchkriterien, indem Sie den Namen eingeben.

Sobald Sie den neuen Service gefunden haben, wählen Sie die Schaltfläche „Bearbeiten“.

Arbeiten Sie sich nun durch die einzelnen angezeigten Registerkarten, und tragen Sie alle erforderlichen Zusatzinformationen zu den neuen Services wie folgt ein:

Einzelheiten

Auf dieser Registerkarte können Sie überprüfen, ob der eingegebene Name und die Beschreibung korrekt sind; wenn dieser Service mit einer Gebühr verbunden ist, geben Sie den Betrag in das Feld „Kosten“ ein.

Wählen Sie die Schaltfläche „Speichern“, um die vorgenommenen Änderungen zu speichern.

Fragen

Auf dieser Registerkarte können Sie Fragen festlegen, die der Anforderer des Service beantworten muss, um die Buchung abzuschließen; dies kann z. B erforderlich sein, wenn zusätzliche Informationen benötigt werden, damit ein Service erbracht werden kann.

Jede Frage kann über den Schieberegler „erforderlich“ aktiviert werden, und es gibt keine Begrenzung für die Anzahl der Fragen, die gestellt werden können.

Wählen Sie die Schaltfläche „Speichern“, um die vorgenommenen Änderungen zu speichern.

Freie Plätze

Auf diese Weise können Sie diesen Service einem einzelnen oder mehreren Räumen zuweisen. Verwenden Sie die Zeile „Raum hinzufügen“, um eine Dropdown-Liste der am ausgewählten Ort verfügbaren Räume anzuzeigen, und wählen Sie die Räume aus, die Sie zu diesem Service hinzufügen möchten.

Wählen Sie die Schaltfläche „Speichern“, um die vorgenommenen Änderungen zu speichern.

Servicemanager

Auf dieser Registerkarte können Sie einen oder mehr Servicemanager zuweisen, die benachrichtigt werden, wenn ein Anwender eine Buchung erstellt, die diesen Service anfordert. Die benannten Personen übernehmen die Verantwortung für die Genehmigung und Verwaltung der Serviceanfrage.

Verwenden Sie das Suchfeld, indem Sie den Namen der zuzuordnenden Person eingeben und den angezeigten Namen auswählen. Sie können dem Service mehrere Namen zuweisen oder bei Bedarf Namen entfernen.

Wählen Sie die Schaltfläche „Speichern“, um die vorgenommenen Änderungen zu speichern.

Sie haben nun einen neuen Service erstellt, der im Rahmen der Buchung von Räumen, denen er zugeordnet ist, angefordert werden kann.

Siehe auch Eine Service-Anfrage genehmigen.

Siehe auch Eine Service-Anfrage buchen