(Anwenderhandbuch – Web)

RICOH Spaces ermöglicht es, Räume miteinander zu verbinden und somit ihre Konfiguration und ihr Layout zu verändern, um die Sitzplatzkapazität zu erhöhen oder eine gewünschte Anordnung von Tischen und Stühlen zu erreichen, z. B. ein Sitzungszimmer oder ein Klassenzimmer.

Bei Anfrage einer Buchung von verknüpften Plätzen werden die Anwender im Rahmen des Buchungsvorgangs auch über eventuelle Sperr- oder Einrichtungszeiten informiert, die in die Gesamtdauer des Meetings einfließen. Die Raumplanansicht bietet eine Übersicht über alle verknüpften Plätze, die durch ein Kettengliedsymbol und eine bestimmte maximale Sitzplatzkapazität gekennzeichnet sind.

Verknüpften Platz buchen

Navigieren Sie von der RICOH-Spaces-Startseite zum Raumplan.

Wählen Sie das gewünschte Datum und die gewünschte Etage für Ihre Buchung. Es wird eine Liste der Meeting-Räume angezeigt, die auch alle verknüpften Plätze enthält.

Wählen Sie in dieser Ansicht und in der Zeitleiste am oberen Rand des Bildschirms die Startzeit des Meetings aus, indem Sie in das entsprechende Feld klicken. Es wird ein Informationsfeld zum Meeting angezeigt. Geben Sie die Details für dieses Meeting ein, fügen Sie eventuelle Notizen hinzu, und laden Sie die Teilnehmer wie gewohnt ein.

Die Anwender können nun den Layouttyp auswählen, indem sie auf  klicken.

Wählen Sie in der Dropdown-Liste JETZT das gewünschte Layout aus.

Es ist wichtig zu beachten, dass bei der Buchung die Cut-Off-Zeit berücksichtigt werden muss. Wenn Sie versuchen, diesen verknüpften Platz zu buchen und die Sperrzeit auf 1 Stunde eingestellt ist, können Sie diese Buchung nur mindestens 1 Stunde im Voraus vornehmen.

Wenn Sie versuchen, den verlinkten Platz innerhalb der Ausschlusszeit zu buchen, erhalten Sie eine ähnliche Meldung wie unten.

In diesem Beispiel ist die vom Administrator eingestellte Abschaltzeit 15 Minuten. Um 11:44 Uhr kann ich erst ab 12:00 Uhr buchen. Wenn der Beginn des Meetings auf 12:30 Uhr festgelegt wurde, werden das Ereignis und die Layout-Anfrage erstellt und erscheinen in Ihrem/Ihren Kalender(n).

Der Gastgeber erhält eine Bestätigungs-E-Mail, in der die Meeting-Zeiten und der Raum des verknüpften Platzes bestätigt werden. 

Sollte das Meeting abgesagt werden, werden weitere Benachrichtigungen als Bestätigungen ausgegeben und das Meeting wird aus allen Kalendern entfernt.

Das war’s! Sie sind fertig! 🎉