Verwaltung von Bürozeiten, Richtlinien und Grundlagen

Bevor Ihre Mitarbeiter mit der Nutzung von RICOH Spaces beginnen, müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Gebäude korrekt konfiguriert sind, damit die Anwender die bestmögliche Erfahrung machen können.

Es gibt nur wenige Dinge, die Sie überprüfen müssen, um sicherzustellen, dass alles so funktioniert, wie Sie es erwarten. Alles weitere würden wir als fortgeschrittene Themen betrachten.

 

Gebäude auswählen

Um dieser Anleitung zu folgen, gehen Sie auf Ihre Startseite, und wählen Sie das Gebäude-Symbol für Unternehmen und dann den entsprechenden Gebäude-Standort.

 

 

 

 

Von hier aus können Sie mehrere Optionen auswählen.

 

Öffnungszeiten

Die Festlegung von Bürozeiten ist von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter nur innerhalb der zulässigen Zeiten (Schreibtische) buchen können.

 

 

Standort und Zeitzone

Höchstwahrscheinlich haben wir die richtige Zeitzone und den richtigen Standort bereits während der Anmeldung für Sie konfiguriert. Um dies jedoch zu überprüfen oder zu ändern, scrollen Sie nach unten zum Adressbereich.

Der Standort wird für standortbezogene Funktionen und für die Berichterstattung verwendet.

 

 

Richtlinien

Mit den Richtlinien können Sie konfigurieren, wie sich Ihr Gebäude verhalten soll. Es gibt einige wichtige Richtlinien, die Sie konfigurieren sollten, damit Ihre Mitarbeiter mit Bereichen wie der Buchung von Schreibtischen und Räumen beginnen können.

 

 

Wichtige Buchungsrichtlinien für Schreibtische 

Auf der Registerkarte Schreibtische können Sie erste wichtige Richtlinien festlegen, um RICOH Spaces korrekt zu konfigurieren.

1. Erlauben Sie zukünftige Schreibtischbuchungen (X Tage im Voraus)
2. Buchungszeitfenster Vormittag/Nachmittag
3. Check-Ins für Webanwendungen zulassen 
4. Check-In per Telefon aktivieren
5. QR-Code aktivieren
6. Buchungen einschränken
7. Gültiges Zugangsformular erforderlich
8. Nahegelegene Schreibtische bei der Buchung deaktivieren

Intelligente Stornierung

Falls Sie Schreibtischbuchungen stornieren möchten, wenn Mitarbeiter nicht innerhalb der festgelegten Parameter erscheinen und einchecken, gehen Sie zur Registerkarte Intelligente Stornierung.

Aktivieren Sie die Option Meetings automatisch stornieren, und legen Sie fest, wie lange nach der Check-In-Zeit die Stornierung erfolgen soll. Weitere Optionen hier ermöglichen die Stornierung von leeren Meeting-Räumen und nicht belegten Schreibtischen. 

Hinweis: Hier können auch Anwender-definierte Stornomeldungen für den Schreibtisch erstellt werden.

 

 

Wir benachrichtigen die Mitarbeiter, bevor wir ihre Schreibtischreservierung stornieren, und schicken ihnen am Tag der Reservierung eine Erinnerung.

Wenn Sie Raumsensoren installiert haben, können Sie einen Schritt weiter gehen und die Stornierung von Zombie-Schreibtischen aktivieren, d. h. von Schreibtischen, die zwar eingecheckt sind, an denen aber niemand sitzt.

 

Nicht-flexible Schreibtische? 

Standardmäßig erlaubt RICOH Spaces den Mitarbeitern, jeden beliebigen Schreibtisch zu buchen. Wenn Sie sicherstellen möchten, dass sie nur einen ihnen zugewiesenen Schreibtisch buchen können, müssen Sie die Option Zugewiesene Schreibtische anfordern aktivieren. Dieser befindet sich unter der Registerkarte SCHREIBTISCHE.

 

 

Eingeschränkte Standorte

Manche Gebäude können nicht von jedem gebucht werden. Wir haben auch dafür eine Lösung.

Wenn Sie eine Genehmigung einholen müssen, bevor sich ein Mitarbeiter an einem Standort anmelden kann, aktivieren Sie die Option, dass die Genehmigung des Zugangsformulars erforderlich ist, und stellen Sie sicher, dass Sie ein Formular für den Standortzugang konfiguriert haben.

 

 

Das bedeutet, dass jeder Mitarbeiter das Formular ausgefüllt haben muss, bevor der Schreibtisch an dem betreffenden Standort verfügbar ist.

Standortzugangsformulare

 

Wichtige Buchungsrichtlinien für Räume

Mit RICOH Spaces können Sie das Einchecken von Meeting-Räumen für eine automatische Stornierung verlangen. Dazu benötigen Sie ein RICOH Spaces Raum-Panel oder ein integriertes Panel eines Drittanbieters, damit das System erfährt, dass die Buchung eingecheckt wurde.

 

 

Um die Richtlinie zu aktivieren, gehen Sie zu Meeting-Räume, und aktivieren Sie die Richtlinie Einchecken für Veranstaltungen erforderlich und legen Sie eine Uhrzeit fest. Vergewissern Sie sich dann, dass Sie die intelligente Stornierung für Meeting-Räume aktiviert haben.

Um die Richtlinie zu aktivieren, gehen Sie zu Meeting-Räume, und aktivieren Sie die Richtlinie Einchecken für Veranstaltungen erforderlich und legen Sie eine Uhrzeit fest. Vergewissern Sie sich dann, dass Sie die intelligente Stornierung für Meeting-Räume aktiviert haben.

 

Stornierung eines leeren Meeting-Raums

Leere Räume können für Unternehmen ein ernsthaftes Problem darstellen. Durch die intelligente Stornierung von Meeting-Räumen können Sie dieses Problem lösen.

Aktivieren Sie die Richtlinie zum Stornieren leerer Meeting-Räume, und legen Sie fest, wie lange der Mitarbeiter Zeit hat, bevor das Meeting als „Zombie-Meeting“ eingestuft wird.

Was wird mit der Buchung geschehen? Dieser Teil ist Ihnen überlassen; es gibt mehrere Optionen zur Auswahl.

• Meeting-Raum lehnt das Meeting ab (empfohlen) 

Bei dieser Option bleibt das Meeting für den Organisator und alle Teilnehmer bestehen, aber der Raum lehnt das Meeting ab. Dies ist die von RICOH Spaces empfohlene Option, da sie es dem Organisator ermöglicht, das Meeting an einem anderen Ort abzuhalten.

• Das Meeting absagen.

Mit dieser Option wird das Meeting vollständig aus dem Kalender des Raums und allen Kalendern der Teilnehmer entfernt.

• Das Meeting vorzeitig beenden.

Bei dieser Option bleibt das Meeting bestehen, wird aber vorzeitig beendet.

 

Automatische Stornierung von nicht eingecheckten Schreibtischbuchungen

Aktivieren Sie die Richtlinie automatischen Stornieren nicht eingecheckter Schreibtischbuchungen, und legen Sie fest, wie lange in Minuten nach der gebuchten Check-in-Zeit die Tischbuchung als „Geisterschreibtisch“ eingestuft wird.

 

 

Sie haben auch die Möglichkeit, eine anwenderdefinierte Mitteilung für den Grund der Schreibtischstornierung hinzuzufügen.