Sobald Sie alle Sicherheitsbereiche abgedeckt haben. Sie müssen nun RICOH Spaces mitteilen, dass Sie innerhalb Ihrer Ressourcen buchen möchten.

1) Ressourcen vorschieben   

Sie haben die Möglichkeit, alle Ressourcen von RICOH Spaces direkt in G Suite zu verschieben, wenn sie nicht bereits dort vorhanden sind.

Navigieren Sie dazu zum Symbol für die Unternehmenseinstellungen in der linken Leiste, und wählen Sie dann den gewünschten Standort aus. Auf dieser Seite Standort verwalten sehen Sie die Google Workspace-Optionen.

Die G Suite Gebäude-ID muss mit der Gebäude-ID in G Suite übereinstimmen https://admin.google.com/ac/calendarresources/buildings

Sie haben nun die Möglichkeit, die Synchronisierung durchzuführen. Es kann ein paar Augenblicke dauern, bis der Service startet, wenn Sie auf die Schaltfläche klicken. Haben Sie Geduld. 

2) Warnung

Wenn Sie die Synchronisierung durchführen, werden die RICOH-Spaces-Ressourcen auf Ihr G Suite-Konto übertragen.

Wenn bereits eine Google-Ressourcen-ID in der Raumressource vorhanden ist, wird die Ressource aktualisiert, und wenn keine Google-Ressourcen-ID vorhanden ist, wird eine neue Ressource erstellt.

Wenn die Ressource bei der Aktualisierung nicht gefunden wird, erstellen wir eine neue Ressource.

Dies kann nicht rückgängig gemacht werden; machen Sie sich also klar, was diese Synchronisierung bewirkt. Sobald die Synchronisierung gestartet wurde, wird sie im Hintergrund fortgesetzt, und Sie erhalten eine Benachrichtigung, sobald sie abgeschlossen ist.

3) Vorhandene Ressourcen   

Jeder Platz wird durch seine Ressourcen-ID aus der G-Suite identifiziert. Diese Informationen finden Sie auf der Seite mit den Raumdetails, wenn Sie Plätze bearbeiten.

Navigieren Sie von der Startseite zu den Einstellungen für das Unternehmen, und wählen Sie Ihren/Ihr Standort/Gebäude. Wählen Sie auf der Seite Standorte verwalten die Option Plätze aus den aufgelisteten Optionen und dann Platz und Bearbeiten.

Wählen Sie auf der Seite Raumdetails die Option Kalender aus der Liste aus.

Wenn die Ressourcen-ID bei der Synchronisierung eingegeben wird, aktualisiert RICOH Spaces die Ressource, anstatt eine neue Ressource zu erstellen.

Wenn zum Zeitpunkt der Synchronisierung keine Ressourcen-ID vorhanden ist, erstellt RICOH Spaces eine neue Ressource mit ihrer lokalen ID und füllt die G Suite-Optionen automatisch auf.

Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden, und wir empfehlen Ihnen, einen Teststandort in G Suite und RICOH Spaces zu erstellen, wenn Sie unsicher sind. Änderungen können manuell rückgängig gemacht werden.

4) Was kommt als Nächstes? 

Alle Plätze in RICOH Spaces, die eine Kalender-Ressourcen-ID haben, übertragen bei der Buchung keine Kalenderereignisse in den Kalender. Diese Buchungen werden im Namen des Anwenders vorgenommen, sodass dieser die volle Kontrolle hat.

5) Beschränkungen 

Kalender-Synchronisation

Unsere G-Suite-Unterstützung ist derzeit begrenzt. Wir können nur Ressourcen und Kalender von RICOH Spaces synchronisieren. Wenn ein Kalenderelement direkt in Google Kalender geändert wird, wird dies nicht in RICOH Spaces reflektiert, aber diese Funktion wird bald verfügbar sein.

Schreibtisch-Kalender

RICOH Spaces verfügt über spezielle Funktionen für die Schreibtischbuchung, einschließlich erweiterter Richtlinien und zeitlich begrenzter Buchungs- und Zuweisungsregeln. Aus diesem Grund empfehlen wir, die Kalenderintegration für die Schreibtischbuchung nicht zu verwenden, da wir die Regeln nicht einhalten können, wenn die Buchungen direkt im Google-Kalender vorgenommen werden.

Dies bedeutet, dass alle Buchungen, die mit dem Kalender eines Anwenders synchronisiert werden, für den größten Teil des Tages angezeigt werden. Wir erstellen jedoch Schreibtischbuchungen als „frei“, um zu vermeiden, dass sie während dieser Zeit besetzt erscheinen.